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Entrepôt de stockage d’archives : organisation et conseils

Les archives ne constituent pas seulement un amas de documents liés à l’activité d’une structure : elles représentent sa mémoire et son avenir car elles contiennent une foule d’informations qui peuvent aider le chef d’entreprise et ses collaborateurs à travailler au quotidien.

Pourtant, beaucoup de professionnels se sentent débordés et n’en voient pas l’utilité. Voici ce qu’il faut retenir pour en tirer parti au mieux.

Faut-il mettre en place un stockage d’archives papier ?

Le nombre de documents généré et reçu est généralement corrélé à la nature d’une activité, sa pérennité et le nombre de ses salariés. Pourtant, même une TPE va avoir une foule d’archives papier qu’elle doit gérer au mieux.

Concentré et monopolisé par son activité, l’entrepreneur peut laisser ces documents s’accumuler. Le risque étant qu’il n’arrive pas à retrouver un document précis ; ce qui peut se révéler préjudiciable pour différentes raisons, notamment pour répondre à une situation conflictuelle ou encore quand un agent du fisc prévient de sa venue pour un contrôle et soumet l’entreprise à la recherche d’une liste de documents professionnels.

On peut mettre en place différentes politiques d’archivage. Certaines prennent en considération la nature des documents qui sont ensuite classés par année. D’autres sont mis par année dans des classeurs de différentes couleurs pour distinguer les documents entre eux.

Pourtant, en l’absence d’un tri régulier ; ce que l’on appelle dans le jargon le récolement ; il est possible de se référer à des documents qui sont obsolètes ou encore jeter et supprimer des archives qui devraient être conservées.

Comment se faire aider pour son archivage ?

L’autre gageure en termes d’archivage est d’avoir une salle ou un endroit dédié qui réponde à toutes les caractéristiques de la matière papier. Celle-ci a besoin d’un certain taux d’hygrométrie, souffre de la présence de la poussière, d’une luminosité excessive qui a une incidence sur la lisibilité des caractères.

Répondre à toutes ces injonctions n’a rien d’évident car il faut le plus souvent composer avec une superficie donnée.

Il est tout à fait possible de faire autrement, en confiant ses archives papier à des entreprises spécialisées qui les emportent dans des salles sécurisées et qui bénéficient de tous les atouts pour que le papier se conserve durablement.

Au préalable, selon ce que souhaite le chef d’entreprise, les archives peuvent être triées et récolées pour ensuite être rangées et ordonnées afin de pouvoir les retrouver à la demande.

La dématérialisation devenant la norme, elles peuvent également se charger de numériser en respectant les normes de la transition digitale, et de créer des espaces de stockage numérique personnalisés selon les besoins.
Cela signifie qu’en fonction de la nature des documents, certains peuvent être accessibles à tous pour favoriser la productivité et d’autres ne le sont que par des personnes autorisées.

Ainsi, par exemple, la fiche de paie d’un salarié ; qui doit être conservée pendant 50 ans et ce, même 6 ans après le départ de l’employé ; ne peut être consultée que par le chef d’entreprise, le service paie, et le salarié, bien entendu qui se verrait attribuer un identifiant et un mot de passe personnels.

Sachant le temps que les salariés perdent pour trouver une information parfois (cela peut représenter ¼ du temps de productivité), le fait d’avoir un système d’archivage numérique et de conserver les documents sur différents supports est une vraie plus-value pour l’entreprise.

Pouvoir également externaliser ce travail fastidieux et chronophage à une société spécialisée est assurément une bonne nouvelle si l’entrepreneur entend répondre à ses obligations, a conscience de la manne d’informations que recèlent ses documents et qu’il ne souhaite pas pour autant consacrer des heures à leur tri et rangement.